Johtajakaksikon haku aukesi

Maanantaina kokoontui piirihallitus ja hyväksyimme talvileiriprojektin toimeksiannon. Avasimme samalla johtajakaksikon haun ja lisäksi päätimme esittää syyskokoukselle hyväksyttäväksi talvileirin tavoitteet.

Ohjausryhmän roolista keskusteltiin ja ohjausryhmätason päätöksenteon aikapisteitä määriteltiin. Näiden osalta työ jatkuu yhdessä johtokaksikon kanssa myöhemmin.

Haku on auki!
http://www.pohjanmaa.partio.fi/toiminta/talvileiri2015/

Toimeksianto

Toimeksiannon antaminen lähestyy. Piirihallituksessa 9.9.2013.

Toimeksiannon tämänhetkinen muotoilu löytyy täältä.

https://docs.google.com/document/d/1AmS_LV8HrZhN0rRENEJAY6anUS38o-c5lhJuhoAB2m8/edit#

Erityisesti seuraavat asiat pohdituttivat työryhmää tässä vaiheessa.

Ajankohta

Pääsiäiseen päädyttiin, koska silloin on kevättalvi ja aurinkoista aikaa enemmän. Pääsiäisloma on samaan aikaan joka puolella piiriä ja Suomea. Tällöin leirin ei tarvitse kilpailla hiihtolomamatkojen kanssa.

Leiritoimikunta pääsee aikanaan pohtimaan, montako yötä leirillä ollaan. Onko leiri perjantaista maanantaihin vai saavutaanko jo torstaina tai peräti keskiviikkona. Torstaihan on vielä koulu/työpäivä. Lisäksi pohtimisen paikka on, saavutaanko leirille kaikki kerralla? Onko rakennusleiri/valmisteluosasto tarpeen? Ovatko seikkailijat leirillä koko ajan vai lyhyemmän aikaa? Nämä kysymykset jäävät tässä vaiheessa avoimiksi, sillä toimeksannolla ei haluttu turhaan rajoittaa leiritoimikunnan soveltamismahdollisuuksia.

Ikäkaudet

Mitkä ikäkaudet piirin talvileirille pitäisi kutsua? Pääsin käymään useita hyviä keskusteluja. Toiset ajattelivat, että talviteltassa yöpyminen kuuluu kyllä seikkailijaohjelmaan, mutta lippukunnan retket ja leirit talvella tarjoavat tähän riittävästi puitteita. Että piirileirin pitäisi olla tarpojille ja sitä vanhemmille ikäkausille, koska tällöin nousujohteisuus toteutuu parhaiten.

Toiset ajattelivat, että seikkailijoiden on päästävä mukaan, koska heillekin leiri on ikimuistoinen kokemus ja kolme-neljäkin yötä talviteltassa kyllä sujuu, jos kuivatusmahdollisuuksia on käytettävissä ja aikuisia riittävästi (joku määritteli, että yksi > 18-vuotias 5-6 lasta kohden eli käytännössä 2 telttakunnassa). 

Joku pohti, että koska lippukunta ei muutenkaan talviretkeile kovin paljon, pitäisi seikkailijat pystyä ottamaan mukaan. Jossain oli niin vähän tarpojia, että lippukunta ei välttämättä osallistuisi muuten leirille lainkaan tai vain joidenkin samoajien tai vaeltajien kera. 

Näiden pohdintojen myötä toimeksiannossa ovat mukana niin seikkailijat, tarpojat, samoajat kuin vaeltajatkin. Ehkä ensimmäisen tai toisen vuoden seikkailijat eivät leirille ilmoittaudu? Mutta toiset ilmoittautuvat ja rohkaistuvat. Emme halunneet sulkea tätä mahdollisuutta pois, vaan antaa lasten ja perheiden ja lippukuntien tehdä tästä omat päätöksensä. Me haluamme, että leirillä on omaa ikäkauden mukaista ohjelmaa myös seikkailijoille. Osa ohjelmasta voi olla ikäkausille yhteistä, mutta jokaisella ikäkaudella vaeltajat mukaanlukien halutaan oman ikäkauden aktiviteetteja. 

Paikka

Leiripaikastakin saatiin jo ehdotuksia. Määrittelevänä tekijänä on ainakin lumivarmuus. Tämäkin päätös jätettiin tietoisesti myöhemmäksi, jotta leirinjohtajat ja leiritoimikunta pääsevät siihen vaikuttamaan.

9.9. piirihallituksen esityslistalla

Hehkut on käyty tältä syksyltä. Saldo näyttää olevan vahvasti plussalla. Lippukuntien johtajiston tapaamisiin osallistui reilusti väkeä Ylivieskassa, Seinäjoella ja Oulussa. Olen kiitollinen tavoitteenasettelurupeamat vetäneille partiojohtajille, jotka tarttuivat tehtävään innokkaasti. 

Saatuani kaikki materiaalit käsiini, pääsen vetämään niiden pohjalta yhteen tavoitteita projektille sekä suuntaviivoja toimeksiannolle. 

Loppuun vielä päätösesitykset piirihallituksen 9.9. kokoukseen.

1) Päätösesitys:

Piirin seuraava toiminnanalat yhdistävä projekti on kevättalvella 2015 järjestettävä talvileiri. Päätettiin hyväksyä projektin toimeksianto.

(LIITE toimeksianto)

2) Päätösesitys:

Päätettiin avata talvileirinjohtajien haku. Kyseessä on pesti, joka tehdään johtajaparin kanssa. Hakuilmoitus liitteenä. Hausta vastaa projektiministeri.

(LIITE hakuilmoitus)

3) Päätösesitys:

Päätettiin esittää syyskokoukselle hyväksyttäväksi seuraavat talvileiriprojektia koskevat tavoitteet.  

(LIITE talvileiriprojektin tavoitteet)

4) Päätösesitys:

Nimetään talvileiriprojektille ohjausryhmä.

Tavoitteiden asettelua Hehkuilla

Lähestyvä loma ja lippukunnan leiri toimivat katalyytteinä tämänkin projektin edistämiselle. Loma sikäli, että ajattelin pitää elektroniikan käsittelyn minimissä ja leiri sikäli, että oli hienoa kokea partiotoimintaa parhaimmillaan ja erityisen upeaa kun leirin johtotehtävissä toimi suvereenisti lippukunnan uusi partiojohtajasukupolvi. Pääsin fiilistelyrooliin ja lisäksi ROK-kurssille kouluttamaan.

Talvileiriprojekti käynnistellään kuten projektit yleensä: tavoitteiden asettamisella. Viittasinkin edellisessä postauksessa lippukuntien rooliin tässä. Lippukuntien johtajistot kokoontuvat kahdesti vuodessa piirin järjestämiin Hehku-tapaamisiin. Elokuun tapaamisissa Seinäjoella, Ylivieskassa ja Oulussa haluan tavoittaa mahdollisimman ison joukon lippukuntien johtohahmoja ja saada heiltä kommentteja taustamuistioon sekä tavoitteita projektille.

Onnekseni piirihallituksen verkostoista lupautuivat etsimäni partiojohtajat johtamaan Hehkujen talvileiri-rupeamia. Jokainen meinasi käyttää omaa hyväksi kokemaansa menetelmää, joten erilaisia ideariihimenetelmiä on odotettavissa. Minua tietysti kiinnostavat ennenkaikkea rupeamien tulokset, eli asialliset kommentit ja ehdotukset taustamuistiossa käsiteltyihin teemoihin, sekä selväpiirteiset lippukuntia hyödyttävät tavoitteet projektille.

Toivottovasti saan runsaasti materiaalia Hehkuilta toimeksiannon pohjaksi. Laadin sen parin luottopelaajan kanssa syyskuun alussa, jotta piirihallituksessa 9.9. voimme toimeksiannon hyväksyä ja samalla julistaa projektinjohtajan pestihaun alkaneeksi. Projektinjohtaja pestaa leiritoimikunnan syksyn aikana; tämän ajatuksen julkistan nyt, kun sitä on minulta kyseltykin, että milloin pesteihin voi hakea ja miten. Tätä kirjoitettaessa  siis yhteydenotot voi vielä osoittaa projektiministerille.

Piirin projektille asettamat tavoitteet muodostuvat siis lippukuntien toiveista ja piirihallituksen sekä partiojohtajien pohdinnoista. Tavoitteet esitellään piirin syyskokouksessa lokakuussa.

Toimeksiannon ja tavoitteiden pohjalta leiritoimikunta tekee oman tavoitteenasettelunsa ja näin muodostuvat projektin tavoitteet.

Taustamuistio Hehkuille (18.7.2013)

Sain valmiiksi taustamuistion, jonka tarkoitus on helpottaa Hehkuilla käytävää keskustelua projektin tavoitteista. Kun perusasioita on mietitty valmiiksi ja perustelut kirjattu, on kommentointi hedelmällisempää. Kiitos teille jo tässä alkuvaiheen pohdinnassa mukana olleille partiojohtajille sekä erityiskiitos Annalle.

Taustamuistion kommentointi tapahtuu erityisesti Hehkuilla, mutta toki tämän bloginkin kautta voi terveisiä ja ajatuksia projektiministerille välittää. Myös muut viestimet toki käyvät. 

Kerätyn materiaalin pohjalta teen toimeksiannon, joka käsitellään piirihallituksessa 9.9.2013. Nyt muistiossa esitetyt ajatukset ehtivät siis vielä hyvin muuttua, mikäli siihen tarvetta osoitetaan.

MIKSI ESITÄMME POHJANMAAN PARTIOLAISTEN TALVILEIRIN JÄRJESTÄMISTÄ KEVÄÄLLÄ 2015
Vuosina 2013-2014 Pohjanmaan Partiolaisten tähtäimessä on kasvu sekä lippukuntien koon että toiminnan laadun suhteen. Haluamme että partio on kiinnostava harrastus, joka houkuttelee sekä lapsia että nuoria liittymään jäseneksi.

1. Talvileiri on ohjelmatapahtuma, joka tukee piirin tavoitteita
   Laatu
   Tavoite: Toiminta lippukunnissa on partio-ohjelman mukaista. Lippukunnat osaavat soveltaa tarkoituksenmukaisesti partioohjelmaa omien tarpeidensa ja erityispiirteidensä mukaisesti.
   Piirin talvileirillä talvileiri- ja retkeilyosaaminen kehittyy ja leviää. Lippukunnissa on paremmat valmiudet sekä järjestää että osallistua talvileireille jatkossa. Piirin talvileiri auttaa sekä lippukuntia, joissa on jo elävä talvileiriperinne, että niitä joissa talviretkeily koetaan haastavaksi.
   Uudet jäsenet
   Tavoite: Lippukunnissa aloittaa vuosittain uusi ryhmä/uusia ryhmiä ja lippukuntiin liittyy lasten lisäksi myös nuoria ja aikuisia.
   Talvileirille pääsevät tarpojat, samoajat ja vaeltajat, mukaan lukien ei-vielä- partiolaiset. Tapahtumaan osallistuminen tehdään helpoksi.
   
2. Talvileiri on hauska ja innostava projekti, jolle mahdollisimman monen pohjalaisen on mahdollista osallistua.
   Talvileirin järjestäminen tehdään kuitenkin pienellä etukäteisorganisaatiolla. Leiritoimikuntaan pestataan kokeneita partiojohtajia.
   
3. Vaeltajalle tapahtuma ei ole pelkkä leiri vaan pidempikestoinen projekti. Talvileirille osallistuvista vaeltajista muodostetaan vartioita, jotka pääsevät osallistumaan leirin suunnitteluun ja tekemiseen. Vartioita ohjaa ja tukee leiriluotsi.
   

Etenemisaikataulu

• Tavoitekeskustelut, joiden perusteella laaditaan toimeksianto, kevät 2013 ja syksyn Hehkut 2013
  
• Piirihallituksen toimeksianto projektin käynnistämiseksi, 9.9.2013 kokous
  
• Projektinjohtajan ja leiritoimikunnan pestaus, syksy 2013
  
• Projektin suunnittelu ja tekijöiden pestaus, vuosi 2014
  
• Projektin toteutusvaihe, kevät 2015
  

Talvileirin ajankohta

Talvileirin järjestämisajankohdaksi ehdotetaan 2.-6. huhtikuuta 2015 eli Kiirastorstaista 2. Pääsiäispäivään. Perustelut: Kaamosaikana on pimeää. Hiihtolomat lomittuvat kolmelle viikolle. Pääsiäisenä on vielä lunta riittävästi, auringonpaistetta ja muutenkin otollinen aika talviretkeilylle.

Talvileirin paikka
Paikalle asetetut ensisijaiset vaatimukset ovat lumivarmuus sekä olemassa olevat rakennukset, joihin huolto voi tukeutua. Erityisesti muonitus tarvitsee sisätiloja, vaikka kenttäkeittiössä soppatykkejäkin käytettäisiin. Lisäksi leiritoimistolle ja pienelle ensiavulle tarvitaan sisätila. Huoltoteiden on kestettävä linja-autokuljetukset ja sijainti Pohjanmaalla katsotaan eduksi.
”Tekniikka pitää resurssoida hyvin, keskeisimmät haasteet vedessä ja puuhuollossa. ”
Olen jo tässä vaiheessa saanut yhden paikka-ehdotuksen, joka on puolustusvoimien harjoitusalue Maijalampi Taivalkoskella. http://havu2012.fi/mika-on-havu/leiripaikka
http://fi.scoutwiki.org/Maijanlampi

Hinta
Talvileirin hinta ei saa muodostua osallistumisen taloudelliseksi esteeksi kenellekään. Leirimaksun lisäksi bussikuljetuksista muodostuu kustannuksia osallistujalle. Leiripaikaksi pyritään löytämään edullinen alue.
Piirintoimiston resursseja suunnataan projektin tueksi siten, että toimiston työntekijä kartoittaa erilaiset rahoitusvaihtoehdot sekä kirjoittaa tukianomukset.

Valmistautuminen
Lippukuntia kannustetaan järjestämään viikonlopun talviretkiä talvella 2014 ja 2015.
”Voitas miettiä mihin proggiksella pyritään?
Ettei se olis vaan muutaman huiman extremejuttu, jossa huimat suunnittelee, toteuttaa ja "leijuu" kun osallistujat puolestaan katselee, kummastelee kalliita kamoja ja kokee "pienuutta". Eli sama suomeksi: tehkää siitä osallistujien näkönen ja heille sopiva.
Sytyttäkää innostus talviretkeilyyn viestillä: tähän pystyy kaikki, kunhan vähän viitsii valmistautua. ”
”Kannattaa lisätä pari tuntia nukkumista kipinässä valvomisen takia. ”

Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että leirille osallistujilla olisi hyvä olla vähintään yhden yön kokemus kamina-teltassa nukkumisesta ja kipinä-vahdista sekä käytännön harjoitusta kerrospukeutumisesta.
”Viestinnässä ottaisin huomioon että suurin osa suomalaisista ei hirveesti diggaa kylmästä, tällöin kynnys leirille lähtemiseen on iso (leiriläisen tai huoltajan näkövinkkelistä). Korostakaa siis markkinoinnista lämmintä tunnelmaa (kaminatelttaa, villasukkia etc) raikkaassa(lunta ja aurinkoa) talvessa.

Leirin ohjelma ja ikäkaudet
”Talvellahan voi tehdä vaikka mitä!”
Talvileirillä on ikäkausikohtaista ohjelmaa tarpojille, samoajille ja vaeltajille. Osa ohjelmasta on kaikille ikäkausille yhteistä, ja leirin toteuttamiseen osallistuvat ohjatusti kaikki leiriläiset, jolloin suuria erillisiä̈ ohjelma/muonitus/huolto- organisaatioita ei tarvita.
Vartiojärjestelmää hyödynnetään siten, että sekä tarpojilla että samoajille on vartion vertaisjohtaja, jolloin samoaja pääsee osallistumaan oman samoajavartionsa kanssa ohjelmiin, tai sitten tarpojavartiolla on samoaja vartionjohtajana. Lippukunnille annetaan harkintavalta tässä.
Teltanvanhimman ja mahdollisen aisaparin vastuullinen tehtävä on luonteva vaeltajalle. Lippukunta nimeää vartionjohtajat ja teltanvanhimmat. Varsinaista savunjohtajaa ei välttämättä leiriorganisaatioon tarvita, vaan voidaan harkita myös telttakuntien organisoimista suoraan alaleireiksi. 

Kevään aikana tapahtunutta

Aloitin tammikuussa 2013 PP:n projekteista vastaavana henkilönä. Edeltäjäni oli tehnyt hyvät pohjat ja käynnistänyt projektitoiminnanalan, mikä helpotti tehtävän aloittamistani.

Seuraavaksi PP:n projektiksi ovat lippukunnat piirin syyskokouksessa merkinneet talvileirin keväälle 2015. Kts. linkki ns. tähtikarttaan , josta ilmenevät tulevien vuosien suuret tapahtumat. (1.8.2013 lisätty: SP:n Suurjuhla Kouvolassa 7.-8.6.2014) Pestiini kuuluu tämän projektin käynnistäminen, projektin etenemisen seuraaminen ja tukeminen.

Halusin perustaa tämän blogin avatakseni ajatuksiani sekä helpottaakseni keskustelua ja kommentointia erityisesti projektin käynnistämisvaiheessa eli syksyllä 2013. Aika näyttää, jatkuuko kirjoitteluni projektin suunnitteluvaiheessa 2014 tai toteutusvaiheessa 2015.

Tähän mennessä tapahtunutta
Projektista on keskusteltu kevään aikana piirihallituksessa. Tehdyt päätökset liittyvät projektin aikatauluttamiseen ja esittelen niitä seuraavaksi. Projektin käynnistäminen alkaa piirihallituksen toimeksiannolla, joka on tarkoitus hyväksyä 9.9.2013 kokouksessa.

Toimeksianto sisältää pääpiirteet, joiden perusteella projektinjohtaja ja leiritoimikunta alkavat projektia suunnitella. Toimeksianto voisi sisältää piirin tavoitteet projektille, mutta olen ajatellut, että tavoitteet esiteltäisiin vielä piirin syyskokoukselle, joka antaisi niille hyväksyntänsä ja tarvittaessa muutokset, jonka jälkeen piirihallitus päättäisi tavoitteet. Piirin tavoitteet on joka tapauksessa sovittava alkusyksyn aikana, jotta leiritoimikunta pääsee omassa tavoitteenasettelussaan alkuun niiden pohjalta.

Tärkeä osa piirin tavoitteenasettelua on lippukuntien kuuleminen. Minusta on tärkeää, että lippukunnat pääsevät alkuvaiheessa kertomaan, mitä piirin projektilta halutaan ja odotetaan. Projektijunan kulkiessa on laiturilta enää vaikea huudella perään. Raiteiden kääntäminen on toki mahdollista, ja asemakopissa istuu ohjausryhmän puheenjohtaja. Optimaalisinta kyllä olisi, että suunta olisi alussa valittu hyvin ja ohjausryhmän tehtäväksi jäisi projektin seuraaminen ja tukeminen, eivät niinkään suunnanmuutokset. Omissa projektinjohtajapesteissäni minulla on ollut onni toimia osaavien ja selväpiirteisten ohjausryhmien kanssa.

Lippukunnanjohtajien kanssa on avattu keskustelua lippukuntakahvilassa kevätkokouksessa 2013 ja jatkoa seuraa elokuussa Hehkuilla, jolloin toimeksiannon ja piirin tavoitteiden pohjaksi saadaan toivottavasti ihan konkreettisia tavoitteita.

Projektinjohtajan haku avataan syyskuussa 2013. Projektinjohtaja pestaa leiritoimikunnan syksyn 2013 aikana. Myös projektin ohjausryhmä nimetään piirihallituksen syyskuun kokouksessa.